5 Tipps für die Organisation produktiver Meetings

4,5 Stunden pro Woche: Das ist die durchschnittliche Dauer, die man in einer Geschäftsbesprechung verbringt! Dies hat eine Studie des Marktforschungsinstituts Harris aufgedeckt. Im Laufe eines Arbeitslebens kommen so rund 10.000 Stunden zusammen – das sind mehr als 5 Jahre. Das Aufkommen des Begriffs „Besprecheritis“ ist eine perfekte Veranschaulichung des Problems! Wenn alle Besprechungen nützlich und effektiv wären, wäre dieses Phänomen nicht wirklich ein Problem. Es stellt sich jedoch heraus, dass sie das nicht immer sind... Zudem sind 95% der Führungskräfte der Auffassung, dass besser organisierte Meetings den Unternehmen helfen würden, leistungsfähiger und rentabler zu werden. Hier sind 5 Tipps, die Sie dabei unterstützen, produktivere Meetings vorzubereiten!

Legen Sie eine klare Tagesordnung fest

Eine Besprechung kann nur dann produktiv sein, wenn sie mit einem klaren Ziel durchgeführt wird. Es handelt sich dabei nicht um ein einfaches Treffen, in dem unterschiedliche Dinge ohne wirkliches Ziel diskutiert werden. Das Gegenteil ist der Fall! Erinnern Sie sich daran, dass die Teilnehmer einen Teil ihrer Arbeitszeit verwenden und ihre Aufgaben liegenlassen, während sie an der Besprechung teilnehmen. Dies darf auf keinen Fall vergebens sein.

Eine gute Praxis besteht darin, eine klare Tagesordnung für jede Besprechung zu definieren. Durch die Festlegung eines Ziels vermeiden Sie inhaltsleere Diskussionen. Listen Sie alle während der Besprechung abzuarbeitenden Punkte konkret auf und schätzen Sie den Zeitbedarf für jeden einzelnen. Dies erlaubt Ihnen auch, den gesamten Zeitbedarf für das Meeting zu ermitteln.

Und bleiben Sie vor allem realistisch: Es ist besser, die Anzahl der Tagesordnungspunkte zu begrenzen, da die Produktivität dazu neigt zurückzugehen, sobald die Anzahl der Aufgaben sich erhöht. Achten Sie schließlich darauf, die einzelnen Punkte im Mittelpunkt zu behalten, um die Diskussionsbeiträge besser zu kanalisieren und Abschweifungen zu vermeiden.

Laden Sie ausschließlich die betroffenen Personen ein

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, nur die Personen einzuladen, die wirklich in dem Meeting benötigt werden. Sie sollten wissen, dass 88 % der Teilnehmer einer Besprechung sich fehl am Platze fühlen. Und 47 % der Führungskräfte haben sogar schon einmal eine Entschuldigung erfunden, um an einer Besprechung nicht teilnehmen zu müssen.

Wenn eine Person tatsächlich das Gefühl hat, während einer Besprechung unnütz zu sein, liegt es sicherlich daran, dass sie gar nicht daran hätte teilnehmen dürfen. Zur Vermeidung von Zeitverschwendung ist es also wichtig, die Teilnehmer sorgfältig in Anlehnung an die zu behandelnden Themen auszuwählen. Das ist ein weiterer guter Grund, die Tagesordnung unter die Lupe zu nehmen!

Senden Sie anschließend die festgelegte Tagesordnung an jeden eingeladenen Teilnehmer. So erhält jeder im Vorfeld davon Kenntnis und kann sich vor der Besprechung vorbereiten. Dieser Schritt erlaubt es auch, die einzelnen Tagesordnungspunkte zu verifizieren oder – wenn nötig – anzupassen. Denken Sie auch daran, jeden Teilnehmer frühzeitig über das Datum und den Ort des Meetings zu informieren.

Legen Sie den Rahmen für das Meeting fest

Ein Meeting wird nur dann effektiv gelingen, wenn die Rahmenbedingungen eingehalten werden.

Das Beste ist, zu Beginn einige einfache Regeln festzulegen, die von allen Teilnehmern zu befolgen sind:

  • Pünktliches Erscheinen: Verspätungen sind eine der Hauptursachen für mangelnde Produktivität bei Besprechungen.

  • Ausreden lassen: Jeder Teilnehmer kann sich mit einer Idee oder einer konstruktiven Bemerkung einbringen. Und die anderen müssen zuhören und seine Redezeit respektieren.

  • Keine Unterhaltungen nebenher: Dies vermeidet Störungen durch Nebengeräusche, Abschweifungen und verpasste Informationen (und verursacht oftmals Wiederholungen).

  • Kein Telefon, kein Tablet, kein PC: Jedes Unternehmen hat seine eigenen Richtlinien zu dieser Thematik, aber es ist besser, durch elektronische Geräte verursachte Störungen auf ein Minimum zu reduzieren.

  • Ankündigung der Dauer des Meetings... und sich daran halten: Zur Information, eine Studie des Unternehmens Atlassian hat herausgefunden, dass die ideale Dauer für ein Meeting ungefähr 37 Minuten beträgt. Kurz, aber effektiv!

Und um die Einhaltung dieser Regeln sicherzustellen, können Sie den Teilnehmern sogar verschiedene Rollen zuweisen. Benennen Sie also zu Beginn:

  • Einen Besprechungsleiter, der gemäß Tagesordnung durch das Meeting führt.

  • Einen Zeitwächter, um die Zeit der Redebeiträge zu stoppen (eine Zeitbegrenzung regt zu Produktivität und Ideen an und vermeidet Umwege).

  • Einen Protokollführer, der das Protokoll des Meetings verfassen wird.

Beschaffen Sie die notwendigen Materialien

Eine Geschäftsbesprechung kann nur dann effektiv sein, wenn alle Teilnehmer in der Besprechung über die notwendigen Materialien verfügen. Ohne alles zu erscheinen geht gar nicht! Es ist insbesondere zu bevorzugen, dass die Teilnehmer sich Notizen machen können.

Wenn Sie wünschen, dass die Teilnehmer Basismaterial für Notizen zur Verfügung haben, können Sie dieses bereitstellen. In diesem Zusammenhang gehört es zum guten Ton, den eingeladenen Personen Notizblöcke und Stifte zur Verfügung zu stellen.

Hierfür ist es das Beste, Werbeartikel in den Farben des Unternehmens zu verwenden. Solche finden Sie beispielsweise auf der Webseite www.maxilia.de. Diese Werbegeschenke machen den Teilnehmern eine Freude, egal ob sie zum Unternehmen gehören oder nicht. Außerdem hilft diese Art von Werbeartikeln dabei, die Präsenz Ihres Unternehmens zu erhöhen, da die Notizblöcke und Stifte sicherlich auch außerhalb der Besprechung genutzt werden!

Fassen Sie die getroffenen Entscheidungen zusammen

Nachdem sicherlich ein oder mehrere Besprechungsziele erreicht wurden, ist es wichtig, die Entscheidungen zusammenzufassen. Genauer gesagt müssen Sie alle während der Besprechung getroffenen Entscheidungen Revue passieren lassen.

Gegebenenfalls ist dies auch der Moment an die Zuteilung eventueller Aufgaben an die Teilnehmer zu erinnern. Und legen Sie – falls erforderlich – ein Datum für die nächste Besprechung fest.

Überwachen Sie schließlich noch, dass alle Teilnehmer das Besprechungsprotokoll innerhalb weniger Tage nach der Besprechung erhalten.

Fazit

Wendet man diese guten Praktiken an, führt dies zu viel effektiveren und produktiveren Geschäftsbesprechungen!
0
Schon dabei? Hier anmelden!
Schreiben Sie einen Kommentar zum Beitrag:
Spam und Eigenwerbung sind nicht gestattet.
Mehr dazu in unserem Verhaltenskodex.