Digitaler Wandel im Dienstleistungssektor – wenn Rechnungen direkt vor Ort ausgestellt werden

(Foto: pixabay.com)

Die Digitalisierung bringt viele komfortable Veränderungen mit sich. Die Dienstleistungsbranche profitiert unter anderem von der Minimierung der Zettelwirtschaft. Während Handwerker früher Stunden im Büro verbringen mussten, um Angebote, Stundenzettel und Rechnungen zu bearbeiten, lassen sich die nötigen Dokumente heute direkt beim Kunden erstellen und ausdrucken. Mit der dafür erforderlichen technischen Ausrüstung sparen Dienstleister nicht nur Zeit und optimieren Betriebsabläufe. Auch die Wahrnehmung des Unternehmens durch Kunden wird positiv geprägt.

Insbesondere Handwerkern, die größtenteils bei Kunden vor Ort sind und nur wenig Zeit in die Büroarbeit investieren können, kommen die Vorzüge der Digitalisierung zugute. Statt Rechnungen erst Wochen nach einem erledigten Auftrag zu versenden, sind sie heute in der Lage der Kundschaft das Dokument unmittelbar nach Erbringung ihrer Leistung auszuhändigen. Möglich machen es Software und mobile Geräte. Die einst mühsame Verwaltungsarbeit, die aus Zeitgründen und mangelnden Computerkenntnissen gern hinausgezögert wurde, gleicht inzwischen einem Kinderspiel und lässt sich auch von wenig technikaffinen Außendienstmitarbeitern mit wenigen Klicks ausführen. Grundlage für eine digitalisierte Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung ist Software. Am Beispiel eines Rechnungsprogramms des deutschen Herstellers für Standardanwendungssoftware Lexware lassen sich die Vorteile gut nachvollziehen: Bereits auf der Startseite hat der Nutzer alle Programmfunktionen im Blick, die von Angeboten über das Verwalten von Kundendaten bis hin zur Rechnungserstellung reichen. Da sich Dokumente digital individuell zuweisen, bearbeiten und speichern lassen, haben Selbstständige alle Informationen gebündelt parat und müssen sich nicht durch dutzende Papiere, Ordner und Ablagen quälen. Der integrierte Cloudservice ermöglicht, dass hinterlegte Daten online verfügbar sind und über Mobilgeräte unterwegs abgerufen werden können. Dies erlaubt Dienstleistern sich optimal auf Kundengespräche und Aufträge vorzubereiten, egal wie viele Termine an einem Tag anstehen.

Software mit ortsunabhängigem Datenzugriff ist besonders interessant. Vor Ort beim Kunden erstellte Dokumente werden direkt per E-Mail versandt oder mittels mobilen Druckern ausgegeben. Die Automatisierung reicht aber noch weiter: Moderne Anwendungen umfassen beispielsweise praktische Applikationen für Smartphones, um Belege bequem zu fotografieren, hochzuladen und dank automatischer Texterkennung in Sekunden zu erfassen. Die korrekte Verbuchung und Zuordnung von Leistungen für eine professionelle Rechnungsstellung sind garantiert. Daten werden im Hintergrund automatisch verknüpft, die Buchhaltung an den Steuerberater übermittelt und integriertes Online-Banking macht das zeitaufwändige Abgleichen von Kontoauszügen und Belegen mittels automatischem Zahlungsabgleich unnötig.

Allein mit Software ist es aber nicht getan. Mobile Geräte sind ein Muss, um die digitalisierten Daten abrufen und für die Erstellung von Rechnungen verwenden zu können. Damit der Kunde beispielsweise Arbeitszettel quittieren kann, ohne dass diese in Papierform vorzulegen sind, werden mobile Geräte mit Touchscreen mitgeführt. Kunden unterschreiben mit einem Eingabestift. Anhand der im System hinterlegten Kundenstammdaten, Arbeitsstunden, Materialien, Preise und Einheiten geben innovative Anwendungen die Rechnungen nahezu automatisch vollständig aus. Pflichtangaben, wie Leistungsdatum, Umsatzsteuer und die elektronische Signatur, lassen sich gleichermaßen simpel integrieren, wie das Briefpapier als Hintergrund, um Dokumente mit Wiedererkennungswert zu gestalten. Im Bereich portable Drucker gehört Brother zu den führenden Anbietern. Das Unternehmen fertigt zuverlässige Hardware, um Rechnungen und sonstige Dokumente unterwegs in wenigen Sekunden zu drucken. Kabel sind längst überflüssig und kompakte Abmessungen erlauben das komfortable Verstauen der Gerätschaften. Auch das Gewicht moderner Produkte ist minimal und beträgt häufig unter 500 Gramm. Sogar Verbrauchsmaterial ist dank Thermodirektdruck-Technologie verzichtbar.

Erhöhte Bereitschaft zur pünktlichen Zahlung

Online Buchhaltungssoftware, wie die des genannten Entwicklers Lexware ist eine weitere Option, die unter anderem mit der sekundenschnellen Umwandlung von Angeboten in Auftragsbestätigungen den Arbeitsalltag erleichtert und das Schreiben von Rechnungen unterwegs zur Selbstverständlichkeit macht. Um Dokumente auszustellen, müssen sich Handwerker also nicht mehr ins Büro begeben und auch Stundenzellenblöcke mit Durchschlag gehören der Vergangenheit an. Die Tatsache, dass Unternehmer und ihre Belegschaft erbrachte Leistungen unmittelbar in Rechnung stellen können, hat neben organisatorischen Vorteilen aber ebenso positive Auswirkungen auf die Zahlungsmoral der Kundschaft. Solange ein Dienstleister, der die beauftragen Arbeiten erfolgreich abgeschlossen hat, noch vor Ort ist, empfinden Kunden ihre Zahlungspflicht am intensivsten. Schließlich bringt der persönliche Kontakt eine gewisse Verbindlichkeit mit sich. Wird die Rechnung persönlich übergeben, ist die Bereitschaft zur Zahlung beim Leistungsempfänger besonders hoch. Kommt das Dokument erst Wochen später per Post, ist die Dringlichkeit verpufft und der Eingang der Zahlung verzögert sich unnötig. Das hat bei großen Aufträgen oft negative Auswirkungen auf die Liquidität und bringt viele Handwerker in finanzielle Bedrängnis.

Innovation für verbesserte Außenwirkung

Viele Dienstleister empfinden die sofortige Übergabe von Rechnungen als unangenehm und scheuen aufgrund dessen die Umstellung auf digitale Lösungen. Sie fürchten, dass Kunden dies als unhöflich auffassen könnten. Dass das genaue Gegenteil der Fall ist, können sich viele Selbstständige nicht vorstellen. Doch die Erfahrung zeigt, dass Handwerker mit einer innovativen Ausrüstung kompetenter wahrgenommen werden. Dienstleister, die den digitalen Wandel in der Praxis umsetzen, vermitteln Verbrauchern Kompetenz, Seriosität und Vertrauen. Drei entscheidende Faktoren, wenn es um die langfristige Kundenbindung geht.
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