Potenziale des ERP-Systems im mittelständischen Einzelhandel identifizieren und nutzen: Willi Roth GmbH teilt Erfahrungen

Michael Diener und Sabine Pur vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg sowie Michaela und Willi Roth aus der Geschäftsführung der Willi Roth GmbH (v.l.n.r.) visualisieren die neue Kundenauftragsverwaltung für Kleingeräte-Reparaturen.

Viele mittelständische Unternehmen nutzen bereits digitale Systeme zur Steuerung von Unternehmensprozessen. Oft bleiben jedoch die vollen Potenziale ungenutzt. Der Landmaschinenhändler Willi Roth GmbH teilt Erfahrungen, wie er gemeinsam mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg Potenziale im Unternehmen identifiziert hat und die Digitalisierung der Kundenauftragsverwaltung und Serviceprozesse angegangen ist.

Die Willi Roth GmbH stand vor der Herausforderung, dass Lagerbestände, Serviceprozesse, Ad-hoc-Bestellungen sowie das Dokumentenmanagement noch manuell verwaltet wurden. Einige Funktionen des schon vorhandenen ERP-Systems wurden nicht genutzt, da die Arbeitsabläufe selbst noch nicht auf die digitale Unterstützung ausgerichtet waren. Dadurch waren Sofortauskünfte zum Auftragsstatus an Kunden recht zeitaufwändig.

In einer kostenfreien Potenzialanalyse mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg erarbeiteten die Mitarbeitenden der Willi Roth GmbH gemeinsam mit den Fachleuten mögliche Ansatzpunkte und Umsetzungsschritte. Im darauffolgenden, ebenfalls kostenfreien Umsetzungsprojekt entschied sich die Firma Willi Roth dafür, zusammen mit dem Kompetenzzentrum die Kundenauftragsverwaltung für Kleingerätereparaturen so weit wie möglich zu digitalisieren. Das Ziel war es, dadurch einen sofortigen, umfassenden und transparenten Überblick zu allen Kundenaufträgen zu erhalten.

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg erfasste im ersten Schritt den Ist-Prozess für die Abwicklung von Kundenaufträgen und entwarf ein Modell, wie die Prozesse zukünftig ablaufen sollen. Daraufhin prüften die Fachleute die Machbarkeit im ERP-System und testeten die Funktionalität z. B. bei Telefonnachfragen von Kunden oder bei Nachfragen per E-Mail. Nach der erfolgreichen Simulation und dem Test echter Kundenaufträge konnte der Firma Willi Roth GmbH ein Prototyp übergeben werden, bei dem beispielsweise Kunden per SMS informiert werden, dass ihre Reparaturaufträge fertiggestellt sind bzw. die reparierte Maschine abholbereit ist. Auch Antworten auf kleinere Rückfragen zu den erforderlichen Reparaturschritten lassen sich einfach per SMS versenden, was langwierige Telefonate reduziert.

Weitere Potenziale: effizientere Kundenauftrags- und Lagerbestandsverwaltung, automatische Bestellungen und elektronische Rechnungen

In der Potenzialanalyse des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg wurden auch weitere Möglichkeiten identifiziert, wie das ERP-System die Willi Roth GmbH umfassender unterstützen kann. Neben dem Kundenservice kann auch die Auftragsverwaltung und die Weiterverarbeitung der Warenbestellungen digitalisiert werden: Wareneingänge können dann direkt verbucht und mit Bestellungen aus B2B-Bestellportalen abgeglichen werden. Auch im Lager kann der Bestand digital dokumentiert werden, zum Beispiel indem Wareneingänge auf die jeweiligen Lagerorte verbucht werden. Mit der entsprechenden Entwicklung kann das ERP-System so sinkende Lagerbestände erkennen und ab einem Grenzwert entsprechend automatisch Bestellvorschläge auslösen. Neben der effizienteren Nachbestellung erhalten Mitarbeitende dann jederzeit Echtzeit-Informationen zu gelagerten Artikeln, sodass sie Kunden einfacher und präziser Auskünfte über Liefer- und Reparaturdauern geben können.

Um den Kundenservice weiter zu verbessern, kann die Willi Roth GmbH ihre Rechnungen auf den elektronischen Versand umstellen und das System auf die XRechnung vorbereiten – ein XML-Standard für elektronische Rechnungen, der von öffentlichen Auftragsgebern seit 2020 eingefordert wird. So erreichen sie Endkunden schneller und kostengünstiger und sind auch auf Aufträge der Kommunen ideal vorbereitet.

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